Vivre avec des imports : jusqu’où ?

Vérifiez ce que votre LMS fait d’une absence

C’est le test le plus utile de cette page, et il prend une demi-heure. Importez un fichier avec trois personnes de test. Retirez-en une. Importez à nouveau. Son compte est-il encore actif ?

S’il l’est, le départ doit être dit explicitement. TalentLMS montre une manière de faire : ses colonnes d’import comprennent Active et Deactivation-date, et un tableur peut donc porter la fermeture et sa date. Vérifiez la colonne équivalente sur le produit visé. Nous n’avons pas lu le comportement de chaque éditeur face à une personne absente du fichier : ne le supposez pas.

Les six règles qui font tenir l’import

1. Une personne et une remplaçante. Avec leurs noms, écrits. L’import cesse le jour où elles partent en congé en même temps.
2. Une date fixe. Liée à un événement qui existe déjà : la fin de la paie, par exemple. L’écart maximal entre un départ et sa fermeture est égal à votre intervalle.
3. Une seule source. L’extraction du SIRH (logiciel de gestion RH) ou de la paie, jamais un fichier corrigé à la main d’un mois à l’autre.
4. Un identifiant stable. Le matricule plutôt que l’adresse, si le LMS le permet : un salarié qui change d’adresse ne doit pas devenir une nouvelle personne.
5. Une colonne de départ. Elle ferme le compte et garde l’historique. Sans elle, tenez une liste de départs à traiter à part.
6. Un contrôle en fin de traitement. Nombre de comptes actifs dans le LMS, comparé à l’effectif. Un écart se regarde le jour même.

Un mois de retard, combien de personnes ?

Exemple fictif, pour un import mensuel. Une entreprise de 150 personnes voit passer 2 départs et 2 arrivées par mois, répartis au hasard. Au pire, un compte reste ouvert un mois et un nouveau attend un mois sa formation d’intégration. Vous pouvez vivre avec cela, à condition d’inscrire à la main les arrivées urgentes.

Un réseau de 150 saisonniers, avec 40 arrivées et départs par mois, n’a pas la même histoire : un quart des effectifs bouge à chaque cycle (40 ÷ 150). Un mois d’écart y signifie des gens sur le terrain sans formation. Nous n’attendrions pas pour automatiser, au moins par un fichier quotidien.

Le palier entre le fichier à la main et le connecteur

Il existe un intermédiaire : le fichier déposé automatiquement. Beedeez déclare un import de liste automatisé par SFTP (dépôt sécurisé de fichiers), et Cornerstone décrit des flux programmés. Absorb vend un import récurrent, en général quotidien depuis un SIRH d’après lui, avec jusqu’à 10 heures d’accompagnement : le client reste chargé d’extraire et de mettre en forme ses données. Absorb le classe d’ailleurs après ses autres méthodes, parce qu’un fichier ne réagit pas à un événement.

Ce palier vous donne la régularité sans dépendre d’une personne, mais il demande une extraction programmée côté SIRH. Faites demander à l’éditeur de votre SIRH s’il sait produire ce fichier.