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Combien de temps garder les preuves de formation ?

Vous devez écrire combien de temps votre LMS (plateforme qui diffuse les formations et suit qui les a faites) garde attestations et résultats, et vous ne trouvez nulle part de durée applicable.

Nous n’avons pas trouvé de durée générale de conservation des preuves de formation dans les textes lus. Cela ne veut pas dire qu’il n’en existe aucune : un texte sectoriel, une convention collective ou une règle propre à un risque peuvent en fixer une.

Fixez donc votre durée par catégorie, selon la raison de garder, écrivez-la avec votre DPO (délégué à la protection des données), et vérifiez ce que l’outil sait purger. Si l’outil ne sait pas purger, cette durée ne sera pas appliquée.

Notre avis

Ne cherchez pas un chiffre unique. Faites un tableau court : pour chaque catégorie de formation, la raison de garder, le texte s’il en existe un, la durée choisie et le geste dans l’outil. Sans raison identifiée, nous ne garderions pas la donnée détaillée après la fin du contrat de travail.

Pourquoi

  • Le référentiel de 2026 de la CNIL n’a pas de ligne propre à la formation. La ligne la plus proche, le dossier professionnel, ne dit pas qu’elle couvre l’historique d’un LMS.
  • Un délai pour agir en justice n’est pas une durée de conservation imposée, mais il donne une raison mesurable de garder une preuve, ce que la CNIL admet pour l’archivage.
  • Les durées qui circulent sur des sujets voisins ne se transportent pas : les cinq ans de D4711-3 visent des vérifications et des contrôles, pas des formations.

Ce qui change notre avis

Si votre formation relève d’un texte précis, ce texte passe devant tout ce tableau : vérifiez-le pour l’activité et l’équipement concernés. Si votre LMS sert aussi à des clients ou à des partenaires, le référentiel RH ne donne pas de repère pour eux : la durée se fixe à part, sur sa propre base.

Un tableau par raison de garder

Les colonnes de gauche résument les textes lus. La dernière est notre proposition : elle ne donne pas de durée, car nous n’avons aucune source qui autorise à en inventer une.

Point de départ à compléter avec le DPO et le juriste
CatégorieCe que nous avons luCe que le texte ne dit pasComment nous raisonnerions
Formation à la sécuritéL4141-2 prévoit la formation et sa répétition selon les textes applicables ; les articles lus ne fixent pas de preuveForme de preuve et duréeDurée de la relation de travail, puis archivage justifié par le risque de contentieux, après avis du juriste sur les dommages corporels
Conduite d’équipements à risqueR4323-56 : autorisation délivrée par l’employeur, tenue à disposition de l’inspection du travail ; copie de l’attestation médicale gardée pendant ses cinq ans de validitéCette durée vise l’attestation médicale, pas la formationLe temps de validité de l’autorisation au moins, puis le contrôle de la recommandation applicable
Opérations électriquesR4544-9 et R4544-10 : habilitation par l’employeur, après s’être assuré de la formation théorique et pratiqueDurée de conservation ; normes visées non luesTant que l’habilitation vit, puis lecture de la norme applicable
Formation qui conditionne un posteL6321-2 : temps de travail effectif ; aucune durée de preuveForme et duréeTant que le poste en dépend, puis archivage si vous voulez pouvoir la produire
Autre formation d’un salariéL6315-1 : l’état des lieux porte sur huit ans ; le référentiel de 2026 recommande pour le dossier professionnel la durée de la relation de travailRien de lu ne place l’historique d’un LMS dans le dossier professionnelPendant le contrat, sur une fenêtre d’au moins huit ans si vous êtes concerné par l’état des lieux
Détail d’un quiz, temps passé, journauxLe référentiel de 2019 cite la formation parmi les finalités, sans durée ; la CNIL demande de déterminer les données strictement nécessairesDuréeDurée courte, ou pas de conservation au-delà de la session si l’attestation suffit

Les délais de justice, à leur juste place

L1471-1 fixe à deux ans le délai pour agir sur l’exécution du contrat, à douze mois pour la rupture. Il excepte notamment les actions en réparation d’un dommage corporel et les actions fondées sur certains articles qu’il énumère. Nous n’avons pas lu les délais propres à ces exceptions. C’est pour cela que la sécurité appelle une lecture à part.

Ces délais ne vous imposent pas de garder quoi que ce soit. Ils permettent de justifier un archivage : le référentiel de 2026 l’admet pour le dossier professionnel si le responsable en a l’obligation ou veut se constituer une preuve, dans la limite de la prescription applicable.

Le piège du chiffre emprunté : D4711-3 impose de conserver cinq ans, sauf dispositions particulières, des documents sur les vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur en santé et sécurité. Le texte ne parle pas de formation, et nous ne l’étendrions pas sans un avis juridique.

Ce que l’outil permet réellement de faire

Trois gestes comptent : purger, archiver à part, sortir. Le référentiel de 2026 demande une séparation de la base active quand l’archivage intermédiaire est nécessaire, physique ou logique, avec un accès limité à des personnes habilitées. Ce mot n’a pas le même sens chez un éditeur.

LearnUpon décrit des données « archivées » pour les achèvements de plus de deux ans importés lors d’une migration, consultables seulement en rapport et en téléchargement d’historique. Cela règle un stockage, et ne prouve pas qu’une durée soit respectée. Ses conditions laissent au client la charge d’exporter l’historique avant la fin du contrat, et réservent le droit de supprimer ensuite.

Absorb écrit conserver les données pendant le contrat et pouvoir les supprimer dans les 30 jours après la fin du service, sur demande écrite. 360Learning annonce des exports de statistiques y compris pour des utilisateurs supprimés : ce qui rend service à la preuve mérite une question sur la purge. Moodle 5.0 propose d’anonymiser les utilisateurs dans ses sauvegardes de cours.

Ce sont des documents d’éditeurs, que nous n’avons pas éprouvés. Nous n’avons pas relevé la purge automatique éditeur par éditeur : faites-la montrer.

  1. Demandez une démonstration de purge. Sur un compte de test parti depuis longtemps : suppression, anonymisation, ou rien. Peut-on la programmer par catégorie, et que devient l’attestation ?
  2. Vérifiez que la preuve survit au compte. Après suppression d’un utilisateur, l’attestation et son export existent-ils encore ? Le voulez-vous ?
  3. Faites écrire le cas de fin de contrat. Ce qui sort, au choix du responsable du traitement : suppression ou renvoi, selon l’article 28 du RGPD. Reprenez la durée dans le contrat de sous-traitance.

Limites de cette page

Nous n’avons trouvé aucune durée générale dans les textes lus, sans pouvoir affirmer qu’il n’en existe pas : conventions collectives, recommandations d’assurance maladie, normes d’habilitation et textes sectoriels n’ont pas été parcourus de façon exhaustive. Le constat sur le référentiel de 2026 vient d’une recherche de termes dans le document. Il vise les personnels soumis au droit du travail français, sans repère pour un apprenant client. Vérifiez chaque catégorie sensible avec votre juriste et votre DPO.

Et maintenant ?

Dressez la liste de vos catégories de formation, repérez celles qui touchent à un risque ou à une réglementation et faites vérifier leur texte. Pour les autres, écrivez la raison de garder et une durée avec le DPO, puis demandez à l’éditeur de montrer la purge. Traitez à part les apprenants clients ou partenaires.

Preuves et sources

Le 5 novembre 2026, nous avons lu le référentiel de la CNIL sur les durées de conservation RH (publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026), son référentiel de 2019, les articles du Code du travail sur la formation à la sécurité, D4711-3, R4323-55, R4323-56, R4544-9, R4544-10, L1471-1 et L6315-1 sur le Code du travail numérique, et des conditions et aides d’éditeurs. Conventions collectives, textes sectoriels et recommandations par risque n’ont pas été recherchés de façon exhaustive. Aucun de ces textes ne nomme un LMS.

Voir les 16 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis

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